针对车辆使用有一套严格的管理制度，其中包括使用车辆前必须填写申请、申请必须由领导进行审批，审批后必须在登记本上做好相应的记录，当车钥匙归还后再进行注明已归还。也有使用简易的储物柜作为“车辆钥匙管理柜”，并落实专人对借用情况进行登记、监督。车辆的管理普遍采用类似的手工登记用车的方式，但是严格与叠加的配套机制并没有使问题得到根本解决，使用车辆后车钥匙不及时归还或相互间随意转借现象还是存在，并且只要管理员稍有疏忽，感性管理，容易造成漏记的情况就屡屡发生，严重时甚至影响到正常的工作。

 使用前：博物馆展柜、库房等重要场所钥匙的保管一直是领导比较头疼的问题，所有公用钥匙悬挂在钥匙牌上，场馆工作人员借用钥匙均通过手工记录所有钥匙取还记录，人员取还钥匙的时间则需人工监督。制度有了，但在取还及归还钥匙方面，还是不能切实有效解决问题，究其根本原因，场馆工作人员不能对展柜及库房钥匙的使用前、使用后进行有效管理，缺乏一套行之有效的钥匙智能管理系统来落实制度，使钥匙管理制度真正落到实处，解决钥匙管理的难题。
 使用后：　 博物馆钥匙智能管理柜系统，每个工作人员都需要通过认证身份后才可以提取钥匙，并自动登记下使用的时间、人员姓名等信息，无权限的人员无法提取到相关钥匙，为设备及文物的安全提供了保障，钥匙必须在规定的时间内归还至钥匙智能管理柜中，以便于使用时快速找到所需钥匙。同时也可以对钥匙使用的违规操作进行记录，通过该系统查询违规时间段钥匙提取人的身份，并根据违规情况结合相关管理制度进行相应的管理，为智能化管理提供科学依据。